Omnia : l’outil de découverte du Collège de France

Omnia, l’outil de découverte du Collège de France, fête son premier anniversaire !

Comme l’indique son nom, inspiré de la devise de l’établissement Docet Omnia1, il explore toutes les ressources documentaires du Collège de France.

 

Contexte

Les outils de découverte sont apparus dans les années 2010 en lien avec l’utilisation massive des moteurs de recherche de type Google qui ont profondément transformé les habitudes des lecteurs. Ils proposent une interface dont le comportement est proche de celui de ces moteurs, avec une présentation unifiée de toutes les ressources et la possibilité pour l’usager de choisir son parcours de recherche.

Ils constituent aussi une réponse à la multiplication des ressources en ligne comme à celles des catalogues. Avant Omnia, un utilisateur devait interroger 4 réservoirs de données différents : Budé (catalogue des imprimés de quatorze bibliothèques), Salamandre (catalogue en ligne des archives et bibliothèque numérique patrimoniale), SFX (réservoir des ressources en ligne) et enfin le catalogue de la bibliothèque d’anthropologie Claude Lévi-Strauss.

Quelques rappels techniques

Omnia fonctionne comme un entrepôt qui moissonne des bases de données hétérogènes décrites dans des formats bibliographiques et archivistiques différents (Unimarc2, Marc213, EAD4 ou KBART5) puis qui les traite pour qu’elles soient présentées de manière unifiée dans la même interface. Les traitements visent à convertir dans un même format les données nécessaires à la création de notices descriptives détaillées. Il effectue également une indexation complète des métadonnées qui sont traitées lors de la recherche par un algorithme mettant en avant la pertinence du résultat.

Traitement des données dans Omnia

Le système construit dynamiquement des facettes qui vont permettre à l’usager d’affiner sa recherche ou de rebondir vers d’autres requêtes. Ces facettes, ces filtres et tris sont un moyen pour chaque usager de choisir sa stratégie de recherche, en sélectionnant un type de document, un auteur ou une base de données particulière par exemple.

Mise en œuvre

En 2015, le conseil des bibliothèques et archives a été convaincu de la nécessité de cet outil par la responsable de l’informatique documentaire. Au terme d’une année de travail intense et grâce à l’appui financier et technique de PSL, Omnia a pu voir le jour en février 2018.

Le réglage de l’outil a été long et minutieux et doit beaucoup à la participation des responsables des différentes bibliothèques et aux chercheurs qui ont testé les fonctionnalités et signalé les problèmes de paramétrage. La spécificité de chacun des fonds et leur grande variété, notamment en matière de langue et d’alphabet, mais aussi de type de documents, a requis l’expertise de chacun. Il a notamment fallu corriger un certain nombre de dysfonctionnements ou de lacunes, comme l’absence d’affichage de plusieurs champs utiles aux chercheurs. Le système connaît une évolution permanente afin de s’adapter aux nouveaux abonnements et aux modifications entreprises dans les systèmes sources.

Omnia a bénéficié d’un habillage graphique réalisé par la société Indelebil, qui a depuis été retenue par plusieurs universités pour personnaliser leur propre outil de découverte. Les illustrations qui y figurent sont issues des collections des bibliothèques et des archives mais aussi des différents laboratoires de recherche scientifiques du Collège, dont nous voulions mieux faire connaitre l’existence.

Page d’accueil

La connexion avec le Système Universitaire de Documentation (SUDOC) a été paramétrée de manière à maintenir un lien  profond6 qui amène le lecteur vers le site du Collège de France où il peut consulter la notice de l’ouvrage qu’il recherche. De la même manière, l’interconnexion entre le catalogue CrossAsia  et nos collections chinoises a été re-paramétrée pour que ses usagers puissent être redirigés vers notre catalogue et rebondir ainsi vers d’autres collections.

Résultats

Omnia permet ainsi à toute la communauté du Collège, chercheurs, équipes et lecteurs de découvrir et d’explorer en quelques clics les ressources documentaires imprimées des bibliothèques soit  plus d’un demi-million de volumes imprimés et plusieurs milliers de titres de revues. Il donne aussi accès à Salamandre, la bibliothèque numérique du Collège de France et catalogue en ligne de ses archives qui contient les fonds administratifs et fonds scientifiques légués au Collège par des professeurs ou leurs ayants droit mais aussi des manuscrits, des photographies, des objets et des archives audiovisuelles. Il  ouvre également un accès à des milliers de revues et ouvrages en ligne et à des dizaines de bases des données en sciences expérimentales, lettres, sciences humaines et sociales, dont voici un bref rappel :

  • les grandes bibliothèques numériques comme Gallica, Persée ou Hathi Trust ;
  • les bouquets de MathSciNet, Cairn, qui contient des revues et des ebooks, JSTOR, Wiley ou encore AIP qui proposent des milliers de titres de périodiques dont les articles sont disponibles directement dans la recherche ;
  • les bases de données de niveau recherche qui répondent aux besoins très spécifiques de nos chercheurs : la base Airusheng, Dead sea scrolls electronic library I et II, OEB – Online Egyptological Bibliography, JapanKnowledge ou la Byzantinische Bibliographie Online, l’Encyclopedia of China Online et le Buddhicus Online.

Omnia propose également une interface multilingue qui faisait défaut jusqu’ici et s’avère très utile aux utilisateurs étrangers.

Une recherche avancée et une aide en ligne sont également disponibles même si l’aspect intuitif de l’interface les rend moins nécessaires que dans les anciens catalogues.

Les statistiques d’usage confirment le succès d’Omnia puisque l’on observe une forte augmentation du nombre de sessions : on compte en effet près de deux millions de sessions ouvertes par les usagers en une année et une forte augmentation de l’utilisation des ressources électroniques désormais intégrées à la liste des résultats.

Dès le lancement d’Omnia, les réactions positives et chaleureuses ont été nombreuses de la part des professionnels des bibliothèques comme des lecteurs : la facilité d’interrogation de multiples réservoirs de données au moyen d’un type d’interface bien connu des internautes, emporte les suffrages des utilisateurs.

Il est vrai que parfois le volume important de résultats fournis par Omnia désoriente certains usagers, qui souffrent de ce « bruit ». Cette gêne est tout à fait compréhensible et pour la limiter au maximum, un grand nombre de paramétrages, de corrections, d’ajustements, demandés par les usagers ou les professionnels, ont été réalisés afin d’améliorer la pertinence des résultats.

Cette pertinence est rendue d’autant plus complexe par la coexistence de nombreuses langues et alphabets dans notre catalogue : coréen, chinois, japonais, arabe, cyrillique, tibétain, japonais, grec, sanskrit, hébreu, arménien, géorgien, tamoul, etc. Le système doit savoir pour chacun d’eux interpréter les termes de la requête, y répondre avec efficacité et diminuer le nombre de résultats indésirables.

Un outil en perpétuelle évolution

Depuis le mois de décembre, deux nouveautés ont été mises en place : le compte lecteur et l’accès distant aux ressources en ligne. Le compte lecteur est désormais accessible et permet à l’usager de conserver son historique de recherche, de paramétrer des alertes et de créer des paniers de notices pérennes. Grâce à la mise en place de la nouvelle carte de lecteur, réalisée parallèlement, l’usager peut bénéficier de ces nouvelles fonctionnalités mais aussi de l’accès distant aux ressources en ligne. Ainsi, Omnia est devenu désormais un outil nomade : Omnia in omnibus locis – « Omnia dans tous les lieux » en quelque sorte. 

Dans les mois qui viennent, certaines bibliothèques proposeront, via l’authentification au compte lecteur, de réserver à distance les ouvrages présents dans leurs fonds. Les lecteurs pourront ainsi préparer leur venue et trouver les documents qu’ils souhaitent consulter dès leur arrivée à la bibliothèque sans attendre leur prélèvement en magasin.

Une intégration des métadonnées contenues dans la base de publications des chercheurs du Collège de France est également envisagée. Il s’agirait de créer dans l’outil de découverte un nouveau type de document destiné au signalement des références bibliographiques des ouvrages ou des articles écrits par l’un des professeurs ou chercheurs de l’institution. Si le document existe sous format numérique, il sera également possible d’y accéder directement depuis l’interface d’Omnia. Cette intégration permettrait de valoriser davantage encore l’activité scientifique des laboratoires du Collège, cette « recherche en train de se faire » chère à Ernest Renan.

Une refonte de la page d’accueil d’Omnia est également à l’étude ; elle vise à présenter de manière plus dynamique et plus complète les informations pratiques et l’actualité des bibliothèques et des archives. Cette nouvelle maquette permettrait des rebonds réciproques entre Salamandre, le Blog Colligere, la base de publications des chercheurs du Collège de France et bien sûr le site institutionnel. 

Omnia n’a donc pas fini d’étonner ses utilisateurs !

  1. Docet Omnia : « on y enseigne tout », devise du Collège de France par opposition à l’Université, sous la tutelle du clergé, et dans laquelle l’enseignement du grec et de l’hébreu en particulier étaient interdits. []
  2. Unimarc : Universal Machine-Readable Cataloging, format de description et d’échange bibliographique du Système Universitaire de Documentation, Sudoc. []
  3. Marc21 : Machine Readable-Cataloging 21 : format de description et d’échange bibliographique anglo-saxon créé en 1999 et utilisé par le SIGB Koha de la Bibliothèque Claude Lévi-Strauss []
  4. EAD : Encoded Archival Description : standard d’encodage des instruments de recherche archivistiques employé par le logiciel de gestion des fonds d’archives Arkhéïa []
  5. KBART : Knowledge Bases and Related Tools : standard de formatage des métadonnées pour l’échange, norme utilisée par le résolveur de lien SFX ou la base Bacon de l’ABES. []
  6. Lien profond : hyperlien qui pointe vers un emplacement spécifique sans avoir à passer par la page d’accueil d’un site. L’ABES a mis en place un dispositif appuyé sur un service web qui permet à l’usager du Sudoc de rebondir vers la notice présente dans Omnia. []

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